【活動策劃必看指南】5個必勝關鍵讓活動策劃有聲有色

2019-12-23

活動策劃
活動策劃活動管理活動策劃指南

活動策劃向來並非易事,除了需要大量資源,稍有不慎更可能釀成公關災難,得不償失;若將活動外判予活動策劃公司,又怕對方未必能成功傳達活動訊息?


想親自作活動策劃或入行,不一定要報讀活動策劃課程;閱覽下文,掌握好以下5個活動策劃技巧,你也能籌備出一個成功的活動!


1. 活動策劃目的:量化標準,免做「盲頭烏蠅」


清晰的目標是開展活動策劃書的第一步。即使群眾參與度高、活動回響大,若你的活動對你的企業或近期策劃没有太大關連,你的活動最後便僅能娛樂大眾,未能成功傳播信息予社群只會白白耗費資源。


若想令活動目的明確,除了訂下很多目標,更要為它們設立可量化的標準,例如增加活動參與人數、年齡、喜好等數據、對近期的產品查詢量及銷情影響等等。當方向清晰時,除了讓活動設計時能更貼合目標,於活動後亦更方便檢討成效。


2. 事前調查/研究:「做到」還是「做好」的關鍵


於動筆之前,針對活動的基本調查包括:相關活動有否觸犯法律、視察及比較場地的細節等,不過以上只是活動所需的客觀資料,只能確保你的活動能夠進行,減少犯下低級失誤的機率。


要令你的活動成功舉辦,獲得關注或客戶好感,需要進一步收集意見及資料,例如研究公眾關注熱點、就產品及特色進行市場調查、檢討過往自己或其他企業相似活動的成效及優劣等等,方能制訂合適的活動及其賣點,將自己的產品或服務與消費者透過活動連接起來。


3. 企業識別:策劃活動中建立品牌形象的一致性


若對市場學有一定認識,相信你對企業識別(Corporate Identity)便不會陌生,當中包括了三個重要概念:


(1)   概念識別Mind Identity (MI)

(2)   行為識別Behavior Identity (BI)

(3)   視覺識別Visual Identity (VI)


想提高企業識別度,在決定具體活動前,便要考慮活動性質與企業一貫形象是否相符;而於活動細節上,例如佈置、宣傳物品等,亦最好能夠與企業平時所選用的視覺風格互相呼應。你亦可尋求專業平面設計師的協助,為你的公司及活動打造合宜的宣傳品。


舉零碳天地所舉辦的「襟撈」聖誕嘉年華2019為例,它的特色是綠色建築,因此於嘉年華中亦設有多個以低碳、綠色等可持續概念為主題的節目,例如以舊衣物設計聖誕節時裝。


嘉年華現場的裝飾亦有下心思,透過回收並加以設計,讓廢物搖身一變而為富有意義的「打卡點」。如下圖以舊單車取代鹿車,掛上馴鹿造型的籃子以應節;又將大量汽水罐砌成「禮物」樣貌的地球。透過活動場景的裝飾,成功強化企業重視環保的形象。


活動策劃技巧


圖片來源:kidsmust.com


4. 活動策劃流程:不厭其詳,方可滴水不漏


於撰寫活動策劃書的籌備過程時,別以為簡潔能得到稱許;相反,活動流程細節策劃描述應該越詳細越好,以呈現活動當天的模擬情景於大家眼前。


打個比方,計劃書中應將一個大型活動拆散成不同小部分,如綵排、恭候、茶點等,分門別類,並羅列出各環節或各部分所需的人手、物資、平面圖等等,讓計劃更具條理。


於策劃時,最理想的做法是要為所有可能的意外及失誤籌備,小至處理傷者及急救流程、大至下雨時如何由室外轉移至後備場地等,皆應有所準備。活動期間每一刻都是「現場直播」,不能重新再來,每當出現錯誤時便必有觀眾或媒體注意及宣揚,因此每一刻都要慎重其事。


若能準備好潛在的失誤,發生意外時不慌不忙、井然有序地解決危機,不止可化險為夷,甚至能化危機為轉機,讓大眾對企業好感大增!


5. 活動參與:廣泛接觸、切忌「圍爐」


若你想在活動中成功推廣你的企業或資訊予大眾,當然不能只有公司員工參與。活動的社會化程度與活動成效息息相關,最佳做法自然是要銷定目標群眾,但因社群中亦存有大量潛在客戶群,故提高群眾參與度是必不可以的傳播方法。


活動舉辦本來便會吸引媒體報導,因此活動自身已是一個宣傳;想進一步提高社會傳播性以接觸潛在客戶,最好是為活動設立一個獨特的賣點(Gimmick),讓參加者主動於社交媒體上分享予朋友,將品牌知名度擴至不同社會層級。


CLARINS於6月亦曾舉辦過Pop Up Store,除了以美顏花茶吸引一眾女士,更加入了近年新興的AR虛擬技術,模擬參加者緊緻V臉後的效果,有趣的相片自然亦讓參加者主動上傳至社交網絡,讓活動乃至品牌逐漸滲入大眾。


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