【Google VS Microsoft】選用Google做簡報的六大理由

2019-11-14

簡報設計
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Microsoft Powerpoint,相信對它大家都不陌生──它是我們自學生年代便有開始使用、充滿回憶的工具。不過近年卻有不少人轉投至Google Slides的懷抱,但這個決定絕非單純的「貪新鮮」!

為甚麼Google能這麼「輕易」搶走了Microsoft簡報的用家?下文將為你解答Google Slides的成功之處,以及為何你也應該轉用user-friendly、讓你省時費力的Google Slides!

1. 不再怕觀眾分心──即時互動簡報

使用Microsoft的簡報,滙報時只能逐張逐張的按至下頁,若你的演講不夠有趣,或你的簡報設計不夠精美,那麼你便不難看到聽眾眾昏昏欲睡的臉。

若你的滙報不是非常正式、商業,Google Slides或能為你的滙報帶來新的氣象──透過開放編輯權限,讓觀眾也可參與於你的匯報當中!例如於開放性問題之頁面留空,讓各個觀眾匿名輸入自己的意見,達致即時互動效果。

2. 輕鬆在簡報加插圖片、網上視頻

於眾多以文字堆積而成的PPT中,加入圖片,甚至適當播放相關影片,能一下拉回觀眾對匯報的注意力,更可為滙報增添趣味及資料性。而於此工序上,Google Slides能協助你輕而易舉地於同slide中完成,並且減少檔案過大的問題。

Google讓你可以直接嵌入線上的視頻,包括Google Drive及Youtube,更方便的是可以直接在插入視頻那裏搜尋及瀏覽適用影片,無須特別跳轉至另一頁面。而圖片庫也能於Drive或預設Google資料庫上存取,非常便利。而由於多媒體均在網上擷取,故亦不存在檔案過大之問題。唯一的缺點是暫不支援音頻的檔案。

Microsoft雖然也逐漸開放嵌入網絡視頻功能,但只有最新版才支援,舊版(如MacOS 2016版)並不支援此功能。故使用Microsoft ppt時用戶仍是主要以上傳本地檔案為主,此有機會衍生出檔案過大的問題;若非上傳本地檔案,便需插入URL連結,跳出頁面,播放完結再返回ppt及投影,「跳出跳入」,使匯報不夠流暢,有失專業感。

3. Google簡報收費全免、用戶廣泛

不少人都關心收費問題,而Google Slides亮點之一便為完全免費,只要你有google帳戶便可免費使用,而建立帳戶亦是費用全免,註冊步驟亦非常簡單。

而Microsoft Office則多數需要收費以下載及使用一系列的程式。雖然現在推出了免費的Microsoft Office Online,但仍有不少功能未發展成熟,如未有拼寫檢查程序

Google 帳戶的廣泛性及使用門檻之低,幾乎可確保所有人都能使用,不同於非個個人都擁有的Microsoft或OneDrive帳戶。因此若你需要與他人共同作業,分享Google Slides必定為最佳選項。

4. 提防冒失鬼──存取簡報更便利

Google Slides其中一個最user-friendly的功能是預設的自動儲存(Auto-save):自動儲存檔案至Google Drive的雲端。如果電腦突然關機或程式中斷,用家(特別是甚少或完成才存檔)也不用害怕没有存檔而導致前功盡棄

除此之外,現時Google slides更支援離線編輯功能,只要於「檔案」中選擇「設為可離線使用」,當離線時停留於該頁面,編輯後只要一恢復網絡便會即時更新至最新版本。

Microsoft雖然也開放了Auto-save的功能,但要成為One-drive用戶才可使用,存有一定的局限性。

5. 追蹤簡報修訂版本,隨時可「回心轉意」

Google Slides可以隨時隨地編輯,包括手機──只要能存取網絡,便能即時同步更新,確保已分享予其他人的檔案都是最新版本。另外更可點選工具列「說明」旁的「所有變更已儲存到『雲端硬碟』」,讓你查看及存取先前不同時間所編輯的歷程紀錄及修訂版本。

而使用Microsoft作簡報的話,除非你選擇上載至One drive或Sharepoint,否則需自己手動將儲存至不同地方的檔案逐個更新。而若要追蹤簡報中的變更,特別是與其他人共享檔案時,則最好下載原始檔案作備份,再開啟追蹤功能才分享,步驟較為繁複。並且亦有各人使用不同版本,含有排版各異的隱憂。

6. 不再怕簡報排版走位

雖暫時Google所提供的中文字型非常有限,但於英文上卻提供非常多的選擇,而且是Google內設,不必額外下載。最重要的是即使在不同電腦上匯報,使用Google Slide時永遠會是相同的版本,能確保製作時的字體、排版等不會隨電腦而改變。

相反,Microsoft Powerpoint擷取本地字體,有機會因應不同電腦的本地字體不支援,而令字體不同,甚至出現「走位」問題。而且滙報及製作PPT之電腦可能會有新舊版本的差別,最後或需使用相容模式運行,同樣會增加排版出錯之風險。

Microsoft Powerpoint成立已久,於進階功能上的發展自然比Google Slides更優勝;不過對於日常的滙報,Google Slides已能滿足我們大部份的需要,並於各方面上提供更便捷的功能。

相信Google Slides亦會於未來繼續改善,即時更新、同步檔案亦勢必成為未來的趨勢。大家不妨也從今開始嘗試使用Google Slides吧!

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