【撰寫辭職信】9大要點撰寫得體辭職信

2020-04-30

辭職信

決定辭職的你,心情必定是又雀躍又沉重──不論你是對未來發展帀興奮不已,還是對脫離苦海而鬆一口氣,你都不必不面對第一步挑戰:辭職信點寫?

即使你對公司抱有諸多不滿,為未來事業着想,你仍需要一封得體離職信,讓彼此「好來好去」,所以比起直接於網上尋找中文辭職信範本下載,更多人會選擇了解當中撰寫訣竅,再作修訂。

以下9個撰寫辭職信格式及內容的要點,連同辭職信sample,讓你快速掌握辭職信的技巧,輕鬆寫出一封大方得體的英文或中文簡單辭職信!

一、 慎重處理上下款,離職程序更暢順

上款的遞信對象多數為直屬上司,再由上司轉交至人事部。因辭職信為具有法律效力的書面通知文件,建議於信封頂部列明公司名稱及收件人職銜。

下款需要有你的親筆簽名,以確保由本人發出,然後再輸入自己姓名,並應以Sincerely禮貌地作結。

二、 列明日期免紛爭

你應於信中開宗明義講述你的辭職意向,並清晰列出:

-      現時擔任之職位;

-      最後工作日,即你預期的last working day;及

-      遞信日期,正常信件格式已涵蓋此日期,你亦可選擇於正文重申一次

為減少與公司於離職時間上的糾紛,你應檢查僱傭合約中對離職程序的說明,一般正式員工離職時需預先一個月通知公司,若通知日期與最後工作天之間不足一個月,則要繳付代通知金(約為一個月的工資),詳見《僱傭合約》。


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例子:

Please accept this letter as my formal resignation from my position as [position title] with [company name]. My last day will be [last working day]. 

本人將於[遞信日期]正式辭去現時[公司名稱][職銜]一職,而最後上班日期為[最後工作日]。

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三、 扣假早走?假期計算先搞清

部分公司可以透過扣假形式減少通知日期,部分公司則只以薪金賠償餘下之假期。

故在計算離職日期時應詳細閱讀僱傭合約的內容,或直接向人事部查詢,以免估算錯誤而影響離職後的行程計劃。

四、 離職原因簡而精,和氣收場最合適

辭職信本質為離職通知書,用以表達辭職意向,離職原因並非重點,故只要簡短交代。例如有新的發展、個人原因(如轉行、進修)或家庭原因等,盡量保持字眼正面、措詞客氣。

切忌以為遞信請辭後便是「永別」而於信中大發牢騷,求職時你有機會需要前僱主撰寫推薦信或以前僱主作為Reference,新公司亦有與前公司合作的機會。因此謹記凡事留一線,日後好相見。

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例子1:

After much consideration, I have decided to take on a new challenge and accept a position elsewhere.

經過慎重考慮後,本人決定為迎接新的挑戰而請辭。


例子2:

I would like to resign from my position out of [reason].

基於[個人/家庭/其他方面]的原因,本人決定辭去工作。(可結合「最後上班日」之句子撰寫)

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若你離職時並未有新Offer,不妨於工作空窗期接取Freelance工作,拓展事業新領域,同時維持一定收入。

五、 禮多人不怪,先感謝後作別

對公司和同事過往的栽培及給予的機會表示謝意,若你與公司關係良好,你亦可提及工作時長及對現職位的工作精彩部分稍作憶述,更添真誠。

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例子1:

Thank you for the opportunities for professional and personal development that you provided me during the last [no. of years] years.

感謝 貴公司給予本人多年的專業培訓及機遇。


例子2:

It has been a pleasure working at [company name] over the last [no. of working years] years. One of the highlights of my career was [highlight of your job].

經過[年數]年於公司從事[工作內容]工作,本人獲益匪淺,謹此對公司多年的支持和同事們的指導致以深切謝意。

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六、 妥善安排交接,避免遺下麻煩

信中你應表示自己願意協助交接,甚至可列出離職前未能完成的工作,並建議相關處理方法,例如可由誰接管工作、如何交接工作等。

你亦可於遞信後再與上司進一步商討有關安排,以免讓同事對你最後的印象便是執拾你的爛攤子。

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例子1:

I am sorry if this causes any inconvenience.If I can be of any help to you during this transition, please let me know.

希望本人的請辭不會為公司帶來過多的不便,本人非常樂意協助安排業務交接工作。


例子2:

During the next [remaining period at company], I am willing to help you in anyway to make the transition as smooth as possible. This includes assisting in training my replacement and providing [support related to your duties]. Please let me know if you need anything.

在餘下的[過渡期長度],本人將盡力維持交接工作的順暢,包括協助招聘及培訓新人,並提供[與工作相關的支援]。若有其他相關事項需要本人協助,歡迎隨時告知。

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七、 祝福彼此,保留風度

信末想要和氣收場,客套說話自然少不免。不管你對公司或同事觀感如何,都不妨於結尾送上最後的祝福,為自己保持良好的風度。

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例子:

I will you all the best and lots of success for [company name] .

祝貴公司業務蒸蒸日上,同事們工作順利。

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八、 實體信更顯正式,優於Email或whatsapp

除非公司文化或慣例所然,否則親自遞交正式實體辭職信較Email請辭更佳。選擇實體信一來能確保對方收妥信件,二來亦更顯誠意。若透過Whatsapp這類通訊軟件請辭則更不可取,嚴重者公司甚至可以借「非正式辭職通知」為由拒絕你的申請。

遞交實體辭職信時,你需注意因辭職信代表的是你本人,而非公司,故辭職信信封不應使用公司信封,選擇普通信封即可。

九、 把握遞信時機

切勿於不合適的時間提出請辭,如行程緊逼時遞信便可能影響對方工作。最好於星期五下班前一小時,給予彼此一個周末的時間緩沖。

如上司不在辦公室或離港公幹,而你又緊急請辭,則可先以電郵方式遞交辭職信並確認他已收到有關通知,待其回港再補交實體信。

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