【5個Com Sec入行及工作須知】香港公司秘書終極指南

2019-08-20

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提起「秘書」,你還停留在電視劇中斟茶遞水,對上司無微不至的形象嗎?那你就大錯特錯了:有種秘書,没了他/她,公司也開設不了!

没錯,這便是公司秘書(Com Sec)!考慮到大家對此職位較為陌生,筆者整理了下列數點,讓想成立公司的你 / 考慮入行的你,能以最短時間了解最多有關公司秘書的工作須知!

一、甚麼是公司秘書?

首先,你要明白公司秘書(company secretary)與個人秘書(personal secretary)是兩個完全不同的職位:個人秘書處理上司事務,較偏向個人事務,如打電話、安排行程等,而公司秘書責任則是處理公司事務為主,屬於高級行政人員。

公司秘書又可分為兩種:

  • 1. 註冊公司所需要的公司秘書(company secretary)
  • 2. 上市公司所需要的合資格的公司秘書(類似內地的董事會秘書)


  • 註冊公司包括了非上市公司,而本文針對的正是非上市公司所需、無須任何公司秘書牌照或公司秘書考試的第1種。

    根據新 《公司條例》(第622章)第4分部

    • 每間公司均須有秘書一名,可由其中一名董事兼任;
    • 公司秘書如屬個人,須為自然人,並常居於香港;
    • 公司秘書如屬法人團體,須在香港設有註冊辦事處或營業地點。


    • 另外公司內可有多於一名公司秘書處理相關事宜,但只有一名「掛名公司秘書」(named company secretary)去為公司年度報告承擔法律責任。

      公司秘書職責

      二、Com Sec職責是甚麼?

      公司秘書職責及責任主要是確保公司的營運及決策合規合法,並在公司架構更改時通知有關當局相關的改變。而處理年度合規的工作及相關行政事宜也是一般公司秘書的工作。

      大體上,公司秘書責任中的實務工作可覆蓋三個層面:行政及管治(Administration and Governance) 、法律(Legal)、會計(Accounting and Finance)。公司秘書亦會不時與律師接觸,如將較複雜之工作交予律師負責,以及查詢其專業意見。:

      具體的公司秘書服務工作內容可參考第三部分。

      三、公司秘書服務及價格一覽

      下列為Com Sec提供之主要服務及逐項公司秘書服務之參考價格。

      1. 成立公司

      成立公司
      (費用多就整套服務計算):
      備妥文件時間 費用
      • 申請公司注冊證書(CI)
      • 申請商業登記證(BR)
      • 公司章程(M & A)
      • 公司名稱查冊
      6-8個工作天 $600至$1000
      1個工作天內 約$1500

      2. 公司倒閉

      撤銷公司註冊
      (Company Deregistration)
      $1500至4000
      (可高達$8000)
      清盤
      (Winding Up)
      需視乎實際情況而定

      3. 年度合規(Annual Compliance) [常規事務]

      準備股東週年大會
      (Annual General Meeting/AGM)
      約$1200

      或者逐項收費:
        準備決議案
      約$500
        製作會議記錄 約$500
      準備及遞交周年申報表
      (Annual Return Filing)
      $800至 $1000
      更新商業登記證
      (Business Registration/BR Renewal)
      約$300
      公司法定記錄保存
      (Keeping of Statutory Records)
      *若為單次服務,則未必提供,公司可自行保存
      對重要控制人的盡職調查
      (Due Diligence)
      約$800

      4. Com Sec不常規工作(Ad-hoc Tasks)

      公司名稱變更:
        有限公司 $650至$800
        無限公司 約$350
      一般變更
      (如業務性質、業務名稱、地址等)
      $250至 $600
      委任/轉換董事
      (Appointment & Change of Director)
      $250至 $800
      移除董事
      (Director Removal)
      $250至 $800
      公司股份轉讓
      (Share Transfer)
      $800至 $1300
      (可高達$2000)/每份
      股份配發/分配
      (Share Allotment)
      $800至 $1300
      銀行授權簽名人轉換
      (Change of Bank Signatory)
      約$2000
      股東及董事會議統籌
      (Organising Shareholders and Directors Meeting)
      未有具體數據

      注意:以上皆不包含政府收取之費用。

      公司秘書服務及價格

      四、公司秘書入行指南及課程推介

      討論如何入行前,若你還未肯定自己是否適合擔任Com Sec,可先參考以下數點特質:

      • 1. 精通中文、英語
      • 2. 細心謹慎、有耐性,願意對文件逐字推敲斟酌
      • 3. 對行政及管治、法律、會計三個層面有興趣或有一定認知
      • 4. 資料搜集能力佳,以了解應如何處理不同個案


      • 確定自己是適合人選了嗎?那就開始了解公司秘書入行門檻吧!

        普遍非上市公司的公司秘書入行門檻不高,部分更只要求預科畢業。

        不過一般而言,較多公司秘書會先持有與工商管理、法律或財務相關的學士學位或文憑,例如:

        • VTC 的法律及行政事務學高級文憑;和
        • 香港恒生大學 的企業管治工商管理 (榮譽) 學士課程。


        • 另外亦有學院針對此職業而開設公司秘書課程,如香港中文大學專業進修學院(CUSCS)公司秘書實務的課程,更有院校提供公司秘書master學位。

          雖有專門課程設計予公司秘書,但想入行的你亦不必局限於此:不少現職的公司秘書同樣没取得上述學位或文憑,僅持有會計、語文或翻譯學士學位。

          可見如果你本身已具有一定的企業管治知識或經驗,或具有相關方面的個人專長,又或能於公司秘書面試中脫穎而出,即可入行。

          公司秘書課程

          五、公司秘書人工及前景

          Com Sec人工大約如下:

          • 入職起薪點 – $9000至$15000
          • 滿3年經驗 – 約$20000
          • 滿4至7年經驗 – 約$25000至 $30000


          • 如不考牌,主要有以下出路:

            I. 加入專業服務公司(Professional firm)

            協助私人公司及離岸公司,一個人可能要負責100-200間公司的年度合規;雖長期作公司秘書招聘,但工作單一,故此類公司秘書人工亦容易達樽頸位。

            II. 中小型秘書公司、會計師樓(CPA Firm)、律師樓(Law Firm)

            多數規模較專業服務公司小,其他方面類同。

            III. 私人公司的In – house company secretary

            多為不上市的大型公司/基金公司,工作範疇根據該公司結構繁複與否而定,且年末繁忙時間加班機會大增。

            IV. Freelance的公司秘書

            自訂喜好的工作範疇及交付服務時間,亦可根據自身經驗報價,不需面試便可在專業服務平台如Workeroom尋找潛在業務機會。


            公司秘書人工及前景

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